就每一有限公司，香港公司注冊(cè)署均編制一檔案。與有關(guān)公司交易的人士，可在檔案內(nèi)翻查有關(guān)公司的公司章程大綱和細(xì)則，以求弄清該公司是否有權(quán)力進(jìn)行有關(guān)交易。若有需要，任何公眾人士可要求香港公司注冊(cè)署長(zhǎng)出具檔案內(nèi)任何文件的認(rèn)證副本，用作呈堂證物。

事實(shí)上，公司注冊(cè)署的檔案，不外是輯錄每一有限公司所匯報(bào)的文件。故這里有需要解釋一下，每一法人公司有責(zé)任向公司注冊(cè)署長(zhǎng)申報(bào)的事項(xiàng)。

香港公司周年申報(bào)

《香港公司條例》第一O九條規(guī)定，每一法人公司必須于其周年成員大會(huì)后四十二日內(nèi)，向公司注冊(cè)署長(zhǎng)提交一份周年申報(bào)表。除私人公司外，每一法人公司，必須由其董事或公司秘書簽署一份周年申報(bào)表，內(nèi)附下述文件：

(1) 已由公司成員大會(huì)省覽的有關(guān)年度的資產(chǎn)負(fù)債表；
(2) 附屬該資產(chǎn)負(fù)債表的核數(shù)師報(bào)告；
(3) 附屬該資產(chǎn)負(fù)債表的董事會(huì)年報(bào)；
(4) 其它法例所規(guī)定須附屬該資產(chǎn)負(fù)債表的文件。

至于私人公司，《香港公司條例》第一一O條規(guī)定，公司董事或秘書必須向公司注冊(cè)署呈交一份周年申報(bào)表，聲明該公司在有關(guān)年度內(nèi)并無邀請(qǐng)公眾人士認(rèn)購該公司的股份或債券。若公司周年申報(bào)表內(nèi)透露成員人數(shù)超過五十人，則必須同時(shí)于該周年申報(bào)表之內(nèi)聲明，超額成員人數(shù)乃依《公司條例》第二十九條第（一）款（乙）段不應(yīng)計(jì)算在該段所限五十人內(nèi)。

根據(jù)《香港公司條例》第一O七條，有股份劃分的法人公司，必須按照《香港公司條例》第五附表第二部的格式，向公司注冊(cè)署呈交一份周年報(bào)告，內(nèi)記錄有下述詳情：

(1) 香港公司的注冊(cè)辦事處地址，和公司營業(yè)用的名稱；
(2)（若公司成員名冊(cè)和債券持有人名冊(cè)，不是存放在公司注冊(cè)辦事處）存放成員名冊(cè)和債券持有人名冊(cè)的地方；
(3) 所有發(fā)行股本、已繳股本、未繳股本和已沒收股本的詳情；
(4) 公司已提供按揭或抵押擔(dān)保的欠帳；
(5) 依英文字母次序排列的現(xiàn)任和前任成員，該等成員的股份清單；
(6) 董事和公司秘書名冊(cè)內(nèi)的詳情。

至于沒有股份劃分的公司，《香港公司條例》第一O八條規(guī)定，公司周年匯報(bào)須依《香港公司條例》第五附表第三部的格式呈報(bào)。第三部較第二部簡(jiǎn)短，因?yàn)闆]有涉及股份的資料。

香港公司的隨機(jī)申報(bào)

所謂隨機(jī)申報(bào)，即是因有指定事故而須向公司注冊(cè)署所作的申報(bào)。下面是應(yīng)作申報(bào)的事故:(1) 更改公司章程大綱內(nèi)的目的條款；
(2) 沒有股份劃分的公司其成員名數(shù)超過注冊(cè)人數(shù)；
(3) 私人公司變?yōu)楣�開公司；
(4) 公開公司發(fā)行股份；
(5) 散發(fā)集資章程；
(6) 配售股份；
(7) 因改組安排而配售股份；
(8) 調(diào)用公司利潤配售紅股；
(9) 節(jié)減公司股本；
(10) 發(fā)行分類股份；
(11) 更改存放債券持有人名冊(cè)的地點(diǎn)；
(12) 公司訂立抵押；
(13) 公司購入已有抵押物業(yè)；
(14) 公司接收人或是特別經(jīng)理人任命；
(15) 公司抵押文件存放地點(diǎn)更改；
(16) 公司質(zhì)押紀(jì)錄冊(cè)存放地點(diǎn)更改；
(17) 外國公司在香港抵押物業(yè)；
(18) 更改公司注冊(cè)辦事處地點(diǎn)；
(19) 公司成員名冊(cè)存放地點(diǎn)更改；
(20) 公司重要會(huì)議紀(jì)錄；
(21) 公司會(huì)議紀(jì)錄存放地點(diǎn)更改；
(22) 撤除公司核數(shù)師任命；
(23) 公司核數(shù)師辭職；
(24) 公司董事或公司秘書辭職；
(25) 公司董事任命；
(26) 更改公司董事和公司秘書名冊(cè)存放地點(diǎn)；
(27) 法庭頒令批準(zhǔn)公司和成員或債權(quán)人等妥協(xié)；
(28) 法庭頒令批準(zhǔn)公司改組；
(29) 法庭依據(jù)《公司條例》第一六八A條頒令；
(30) 海外公司有關(guān)詳情有改變；
(31) 海外公司撤離香港。

絕大部分需要申報(bào)的詳情，均須依指定格式填寫呈交。申報(bào)表必須以英文或中文編寫。

假若香港公司注冊(cè)署長(zhǎng)認(rèn)為申報(bào)文件不符合有關(guān)法律規(guī)定，他可依據(jù)《香港公司條例》第346條第2款，發(fā)出通知，表示有關(guān)文件不符合法律規(guī)定。接到通知后，有關(guān)公司有額外十四日時(shí)間重做有關(guān)文件，逾期即屬違例。不過，必須強(qiáng)調(diào)，公司注冊(cè)署長(zhǎng)無法定責(zé)任通知有關(guān)法人公司其匯報(bào)文件有問題。

《香港公司條例》第三四八條授權(quán)香港公司注冊(cè)署長(zhǎng)拒絕接受任何他認(rèn)為違法或無效的文件。若公司注冊(cè)署長(zhǎng)引用這條法例，有關(guān)方面可在四十二日之內(nèi)向法院上訴，請(qǐng)求推翻香港公司注冊(cè)署長(zhǎng)的決定。